S rýchlym vývojom nových technológií sa otvárajú zamestnávateľom možnosti, ako sledovať a kontrolovať niektoré zariadenia, ktoré ich zamestnanci používajú na prácu. Okrem iných zariadení, ako je mobilný telefón, notebook, sa to týka aj služobných vozidiel pridelených zamestnancom na výkon práce, pričom sledovanie a kontrola určitých údajov je možná aj prostredníctvom GPS.

Spracúvanie osobných údajov a monitorovanie pracoviska

Zamestnávatelia si tak so systémom GPS vo vozidlách vedia jednoducho zabezpečiť podklady pre účtovníctvo prostredníctvom elektronickej knihy jázd, či zvýšiť ochranu svojho majetku (vozidla), napr. pred krádežou. Treba si však uvedomiť aj iný dôsledok týchto činností, a to ten, že vozidlo používa zamestnanec, o ktorom zamestnávateľ takto získava rôzne údaje (poloha, pohyb, typ, rýchlosť jazdy a pod.).

Keďže v týchto prípadoch ide o spracúvanie osobných údajov zamestnanca a súčasne aj o monitorovanie „pracoviska“, je potrebné tieto činnosti zosúladiť s GDPR a Zákonníkom práce.

Aké osobné údaje sa prostredníctvom GPS získavajú?

Rozsah získavaných osobných údajov je pomerne široký, pričom môže ísť o trasu, polohu a pohyb vozidla, spotrebu, rýchlosť jazdy, miesto a čas tankovania a pod. Zamestnávateľ tak získava detailné lokalizačné údaje a údaje o správaní sa zamestnanca pri používaní vozidla, čo možno považovať za zásah do súkromia zamestnanca, ktorý musí podliehať legislatívou určeným pravidlám.

V akých prípadoch je monitorovanie pracoviska prípustné?

Zamestnávateľ musí mať na monitorovanie pracoviska a teda aj zamestnanca, vážny dôvod spočívajúci v osobitnej povahe jeho činnosti, napr. smetiarske vozidlá, vozidlá pracujúce v lesoch, vozidlá prideľované obchodníkom, či sociálnym pracovníkom, a to na ochranu majetku (vozidla), vedenie elektronickej knihy jázd alebo aj zvýšenie bezpečnosti zamestnanca.

Pri zavádzaní GPS si zamestnávateľ musí jasne definovať, na aké všetky účely bude údaje z GPS používať a tomu prispôsobiť aj rozsah získaných údajov. Napr., ak je účelom zamestnávateľa iba evidencia údajov pre elektronickú knihu jázd, nepotrebuje a nemal by mať prístupnú možnosť sledovania polohy a pohybu vozidlo na mape, keďže tieto údaje nie sú na účely účtovníctva nevyhnutné.

Pozor na monitorovanie vozidla používaného aj na súkromné účely!

V niektorých prípadoch môže zamestnávateľ povoliť zamestnancov použitie služobného vozidla aj na súkromné účely, napr. cestu z práce a do práce, návšteva lekára, používanie vozidla cez víkend alebo počas dovolenky, v závislosti od dohody medzi zamestnávateľom a zamestnancom.

V týchto prípadoch je zamestnávateľ povinný v každom prípade zabezpečiť, aby zamestnanec mohol zabrániť monitorovaniu vozidla v čase, keď ho používa na súkromné účely. Technologickým riešením je napr. možnosť zamestnanca priamo cez aplikáciu poskytovateľa GPS prepnúť režim z pracovného na súkromný a naopak, pričom v súkromnom režime sa zamestnávateľovi zablokuje možnosť získavania údajov o vozidle, najmä sledovanie polohy a pohybu vozidla.

Na monitorovanie zamestnanca pri používaní služobného vozidla na súkromné účely zamestnávateľ nemá právny základ, a teda takéto spracúvanie osobných údajov a monitorovanie zamestnanca, by bolo nelegitímne.

Čo všetko musí zamestnávateľ pri monitorovaní vozidiel GPS zabezpečiť?

Vzhľadom na vyššie uvedené, monitorovanie vozidiel GPS vyžaduje celý rad opatrení a požiadaviek, aby bolo vykonávané legitímne a v súlade s GDPR a Zákonníkom práce.

V prvom rade si zamestnávateľ musí riadne zadefinovať účel monitorovania, teda dôvod, prečo takýto mechanizmus zavádza. Dôvody by sa mali odvíjať od ustanovení Zákonníka práce, a to, že tento dôvod je vážny a vyplýva z osobitnej povahy činností zamestnávateľa.

Súčasne je potrebné určiť právny základ spracúvania osobných údajov, ktorým bude najčastejšie oprávnený záujem zamestnávateľa prípadne tretej strany. Určite neodporúčame získavať súhlasy zamestnancov na monitorovanie pracoviska! Takto získané súhlasy by sa pravdepodobne považovali za neslobodné a tým pádom za neplatné vzhľadom na podriadené postavenie zamestnanca vo vzťahu k zamestnávateľovi.

O monitorovaní musí zamestnávateľ zamestnancov riadne informovať, a to potom, ako monitorovanie prerokuje so zástupcami zamestnancov (ak u zamestnávateľa pôsobia).

Dokumentácia k monitorovaniu služobných vozidiel prostredníctvom GPS:

Zamestnávateľ má aj ďalšie povinnosti vyplývajúce z GDPR, ktorých splnenie je zamestnávateľ povinný preukázať. Celkovo možno dokumentáciu k monitorovaniu zamestnancov zhrnúť do týchto bodov:

• Vypracovanie balančného testu na preukázanie proporcionality pri oprávnenom záujme zamestnávateľa prípadne tretej strany.
• Vypracovanie analýzy, že zamestnávateľ má na monitorovanie vážny dôvod spočívajúce v osobitnej povahe jeho činnosti.
• Dôkaz o prerokovaní monitorovania so zástupcami zamestnancov (ak je to relevantné).
• Vypracovanie informácie pre zamestnancov o detailoch monitorovania, spracúvaní ich osobných údajov a ich právach z toho vyplývajúcich.
• Dôkaz o tom, že zamestnanci boli o monitorovaní a o spracúvaní osobných údajov informovaní.
• Vypracovať posúdenie vplyvu rizík, keďže ide o monitorovanie zamestnancov inovatívnymi prostriedkami.
• Vypracovať interný predpis o obsluhe a prevádzke monitorovacieho systému.
• Uzavrieť zmluvu o spracúvaní osobných údajov s poskytovateľom GPS.
• Prijať primerané organizačné a technické bezpečnostné opatrenia.

 

Používate alebo plánujete vo vozidlách používať GPS? Potrebujete túto činnosť zosúladiť s GDPR a Zákonníkom práce?

Neváhajte nás kontaktovať: avris@avris.sk