Každá fotografia, pomocou ktorej je možné identifikovať konkrétnu fyzickú osobu, je považovaná za osobný údaj. Pokiaľ je fotografia spracúvaná osobitnými technickými prostriedkami, ktoré umožňujú alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu fyzickej osoby, napr. jej daktyloskopických údajov, ide o osobný údaj osobitnej kategórie, ktorého spracúvanie sa riadi režimom spracúvania údajov osobitnej kategórie. Rovnako, pokiaľ ide o fotografiu detí mladších ako 16 rokov, treba postupovať v súlade s ustanoveniami GDPR, ktoré zabezpečujú týmto osobám zvýšenú ochranu.

V tomto článku sa budem zaoberať fotografiou zamestnancov ako bežným osobným údajom osôb starších ako 16 rokov.

Zamestnávateľ môže mať záujem vyhotovovať fotografie zamestnancov na rôzne účely:

1. fotografie zamestnancov vyhotovené na rôznych podujatiach určených na zverejnenie;
2. fotografie zamestnancov prevádzkovateľa určené na interné účely;
3. fotografie zamestnancov používané na služobnom alebo inom preukaze zamestnanca;
4. fotografie zverejňované na webovom sídle prevádzkovateľa;
5. fotografie zamestnancov – modelov a modeliek;
6. fotografie zamestnancov zverejňované v médiách;
7. súkromné zverejňovanie fotografií zamestnancov.

Fotografie zamestnancov vyhotovené na rôznych podujatiach určených na zverejnenie

Či už zamestnávateľ plánuje vyhotovovať fotografie zamestnancov na podujatiach organizovaných jeho spoločnosťou (konferencie, výstavy, školenia, …) alebo na iných firemných podujatiach (teambuilding, interné školenie, firemné raňajky, služobné cesty, …) a plánuje tieto fotografie zverejňovať na webovom sídle, sociálnych sieťach alebo vo firemnom časopise, potrebuje na to ich súhlas. Ideálne písomný, aby ho vedel aj s odstupom času preukázať.

Zamestnanec nemusí s udelením súhlasu súhlasiť, prípadne ho môže kedykoľvek odvolať a tento jeho postoj mu nesmie spôsobiť žiadne znevýhodnenie oproti zamestnancom, ktorí tento súhlas udelili.

Potrebujete vyhotoviť informovaný súhlas na mieru? Radi vám pomôžeme.

 

Fotografie zamestnancov prevádzkovateľa určené na interné účely

Internými účelmi zamestnávateľa môže byť intranet prístupný len jeho zamestnancom, úložisko na serveri, nástenka umiestnená v priestoroch spoločnosti a pod.

Pokiaľ tieto fotografie nie sú zverejňované a slúžia výlučne len na interné účely zamestnávateľa, zamestnávateľ nemusí žiadať súhlas zamestnancov a môže spracúvať tieto fotografie na základe svojho oprávneného záujmu. V tomto prípade však musia byť zohľadnené všetky okolnosti spracúvania fotografií a na základe toho musí byť vypracovaný pozitívny test proporcionality. V prípade, že by test proporcionality vyšiel negatívne, musel by zamestnávateľ aj v tomto prípade hľadať iný právny základ spracúvania.

Radi by ste si nechali vypracovať test proporcionality? Neváhajte nás kontaktovať.

 

Fotografie zamestnancov používané na služobnom alebo inom preukaze zamestnanca

Pokiaľ sú fotografie zamestnanca používané na jeho identifikáciu voči zákazníkom zamestnávateľa napr. vo forme kartičky, ktorú má zamestnanec pripnutú na odeve alebo položenú na pracovnom stole, pri ktorom prijíma zákazníkov (napr. predajca automobilov), môžeme hovoriť o spracúvaní osobných údajov v oprávnenom záujme zamestnávateľa a zamestnávateľ nepotrebuje súhlas zamestnanca.

V prípade štátneho zamestnanca, ktorý sa pri vykonávaní štátnej služby preukazuje služobným preukazom, fotografia na tomto preukaze je povinná v súlade so zákonom č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe, a teda zamestnávateľ nepotrebuje súhlas zamestnanca, pretože fotografiu spracúva na základe tohto zákona.

 

Fotografie zverejňované na webovom sídle prevádzkovateľa

Viacerí zamestnávatelia zverejňujú fotografie zamestnancov na svojom webovom sídle, kde súčasne uvádzajú ich kontaktné údaje. Zvyčajne je to za účelom prezentácie spoločnosti zamestnávateľa, jeho zamestnancov a ľahšej identifikácie jednotlivých zamestnancov zo strany zákazníkov.

V týchto prípadoch sa zvyčajne vyžaduje súhlas zamestnanca, nakoľko takéto zverejňovanie fotografií zamestnancov sa nepovažuje za nevyhnutné a ich identifikácia voči zákazníkom sa dá zabezpečiť aj inak. Nemusí to však platiť absolútne a všetko závisí od konkrétnych podmienok spracúvania týchto fotografií.

 

Fotografie zamestnancov – modelov a modeliek

V prípade, že sú zamestnancami napr. modely a modelky, a teda vyhotovovanie a zverejňovanie ich fotografií je súčasťou zmluvného vzťahu so zamestnávateľom, je právnym základom na spracúvanie osobných údajov tento zmluvný vzťah a súhlas nie je potrebný.

 

Fotografie zamestnancov zverejňované v médiách

V prípade, že je zverejňovanie fotografií zamestnancov potrebné na informovanie verejnosti masovokomunikačnými prostriedkami a súčasne táto činnosť vyplýva zamestnávateľovi alebo inému prevádzkovateľovi z jeho činnosti (napr. noviny, časopisy, médiá), na takéto zverejnenie fotografie sa súhlas nevyžaduje a k spracúvaniu dochádza na základe zákona, a to § 78 ods. 2 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

 

Súkromné zverejňovanie fotografií zamestnancov

V prípade, že si zamestnanci dobrovoľne a v rámci svojich súkromných aktivít zverejňujú fotografie vo svojich účtoch na sociálnych sieťach alebo blogu, takéto údaje sú vyňaté z pôsobnosti GDPR a berú sa ako osobná a domáca činnosť zamestnanca. Upozorňujem však, že zamestnanci v súlade s GDPR musia byť poučení o spracúvaní osobných údajov u zamestnávateľa a musia si byť vedomí svojej zodpovednosti, ak by napr. na sociálnych sieťach zverejnili fotografie vyhotovené zamestnávateľom na iné účely. Najmä v prípade, ak by na týchto fotografiách boli aj iní zamestnanci, prípadne tretie osoby.

 

Vo všetkých prípadoch musí zamestnávateľ splniť ďalšie povinnosti, a to najmä:

• zamestnávateľ si musí voči zamestnancovi preukázateľne splniť informačnú povinnosť v súlade s GDPR (ešte pred vyhotovovaním fotografií);
• prijať vhodné technické a organizačné opatrenia, aby zabezpečil ochranu osobných údajov (napr. poučenie zamestnancov, zaviesť bežné opatrenia na zabezpečenie informačnej bezpečnosti a pod.);
• uzavrieť sprostredkovateľskú zmluvu v súlade s GDPR, pokiaľ fotografie vyhotovuje fotograf – dodávateľ;
• nepoužívať fotografie na iný účel, ako na účel, na ktorý boli získané, pokiaľ nie je vypracovaný pozitívny test zlučiteľnosti týchto účelov (napr. súhlas zamestnanca so zverejnením fotografie na webovom sídle zamestnávateľa nie je súhlasom na zverejnenie tejto fotografie na sociálnych sieťach).

 

Autor: JUDr. Monika Fegyveres Oravská, managing consultant