Zaujímate sa o získanie certifikátu akejkoľvek ISO normy, ale nemáte jasnú predstavu o tom, čo všetko to zahŕňa? Rád vám to vysvetlím.

Spolupráca konzultanta so spoločnosťou pozostáva z 5 základných krokov.

Implementácia vs. certifikácia

Certifikát je vytúžený vrchol ľadovca, ku ktorému je však potrebné sa prepracovať. Aby bolo možné získať certifikát manažérskeho systému kvality (ISO 9001), environmentálnych systémov (ISO 14001), protikorupčného systému (ISO 37001) alebo akéhokoľvek iného systému, je najprv potrebné prejsť procesom implementácie požiadaviek vybranej normy. Implementáciu  môže spoločnosť alebo vyriešiť vo vlastnej réžii, je to však veľmi náročný proces z časových i personálnych dôvodov. V absolútnej väčšine prípadov preto implementáciu vykonáva externá konzultačná spoločnosť, ktorá má vyškolených a kvalifikovaných odborníkov.

Konzultanti, medzi ktorých patrím aj ja, zabezpečujú správnu a dôslednú implementáciu, zabezpečujú súlad s požiadavkami vybranej normy a pripravujú firmu na certifikáciu.

Certifikácia, teda dôkladná kontrola súladu s požiadavkami normy, prebieha až v  úplnom závere procesu formou certifikačného auditu. Audit vykonáva nezávislý certifikačný orgán, ktorý pri splnení požiadaviek vydá spoločnosti certifikát platný na obdobie  3 rokov.

Je vhodné doplniť, že o súlad s požiadavkami normy je potrebné sa počas platnosti certifikátu starať, čo sa overuje plánovanými internými a dohľadovými auditmi.

Skôr ako prejdeme k procesu implementácie, zopakujme si to podstatné. K získaniu certifikátu sú potrebné dva subjekty:

• konzultačnú spoločnosť, ktorá firmu pripraví,
• certifikačnú spoločnosť, ktorá pripravenosť firmy overí.

Implementácia a certifikácia: základné kroky

Implementáciu vykonávajú odborní konzultanti. Spolupráca konzultanta so spoločnosťou pozostáva z nasledujúcich krokov:

• vstupná analýza,
• spracovanie/aktualizácia dokumentácie,
• zavedenie dokumentácie do praxe,
• vykonanie interného auditu,
• účasť na certifikačnom audite.

Vstupná analýza

Vstupná analýza je prvým krokom pri implementácii ISO normy. Pri vstupnej analýze konzultant komunikuje s riadiacimi pracovníkmi o prebiehajúcich procesoch v spoločnosti, zisťuje, či k procesom existuje nejaká dokumentácia. Súčasťou vstupnej analýzy je aj prehliadka objektov spoločnosti. Snažíme sa zistiť čo najväčšie množstvo informácií o spoločnosti za najkratší možný čas. Výsledkom vstupnej analýzy je vyplnený dotazník s poznámkami k jednotlivým požiadavkám ISO normy.

Spracovanie dokumentácie

Časová náročnosť spracovania dokumentácie je závislá od veľkosti organizácie a od množstva prebiehajúcich procesov. Dôležitým faktorom je tiež existencia, resp. stav už vypracovanej dokumentácie. Našou hlavnou úlohou je prispôsobiť dokumentáciu zákazníkovi na mieru. Pri spracúvaní dokumentácie sa najčastejšie komunikuje s manažérom kvality alebo riadiacimi pracovníkmi spoločnosti.

V prvom rade stanovujeme ciele kvality pre spoločnosť a vypracovávame základné dokumenty, medzi ktoré patria napr. príručka kvality alebo príslušné smernice.

V ďalšej fáze komunikujeme s klientom o štandardizovaných formulároch.  Rieši sa prípadná úprava existujúcej dokumentácie alebo spoločnosti navrhneme nové vzory formulárov.

Na záver odovzdáme kompletnú dokumentáciu klientovi. Táto dokumentácia spĺňa požiadavky vybranej ISO normy.

Zavedenie dokumentácie do praxe

Pri odovzdávaní dokumentácie klientovi vysvetlíme, čo každý dokument znamená, kde a akým spôsobom sa bude používať. Prichádza veľmi dôležitý krok, pri ktorom zohráva najdôležitejšiu úlohu manažér kvality (alebo zodpovedný zamestnanec). Pripravenú dokumentáciu je potrebné zaviesť do praxe. Je pritom dôležité, aby zodpovedná osoba dohliadla na to, aby sa dané dokumenty/formuláre používali v praxi.

Interný audit

Záverečným krokom samotnej implementácie je vykonanie interného auditu. Pri internom audite skontrolujeme súlad so všetkými požiadavkami danej ISO normy. Prezrieme  dokumentáciu, ale aj jej reálne praktické využitie v spoločnosti. Samozrejmosťou je taktiež prekontrolovanie zákonných požiadaviek a ich plnenie. Preverované sú všetky oddelenia a riadiaci pracovníci spoločnosti.

Výsledkom interného auditu je správa z auditu, ktorá môže obsahovať nezhody, odchýlky alebo odporúčania, ktoré sa následne musia systémovo spracovať a potrebné je prijať k nim adekvátne nápravné opatrenia. Dĺžka interného auditu závisí najmä od veľkosti prevádzky.

Certifikačný audit

Finálnym krokom spolupráce je účasť konzultanta na certifikačnom audite, ktorý vykonáva nezávislá certifikačná spoločnosť. Konzultant počas tohto auditu zákazníkovi pomáha pri obhajovaní implementovaných požiadaviek ISO normy. Ak bol dodržaný celý proces implementácie, nie je dôvod sa obávať a certifikácia bude úspešná. Výsledkom certifikačného auditu je udelenie príslušného ISO certifikátu spoločnosti.

Nezodpovedal som nejakú vašu otázku k procesu implementácie a certifikácie? Napíšte nám otázku do komentára alebo ju pošlite na adresu avris@avris.sk a radi vám odpovieme.

Avris Consulting, s.r.o.