Doplňujúce informácie o ochrane osobných údajov pre zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízke osoby
I. Pre koho sú tieto doplňujúce informácie určené?
Tento dokument upravuje doplňujúce informácie o ochrane údajov zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízkych osôb v Avris Consulting, s.r.o., Kutlíkova 17, 852 50 Bratislava I, IČO: 35 962 844, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava, Odd. Sro, vl. č.: 38168/B (ďalej len „AVRIS“) a to najmä právny základ a účel spracúvania osobných údajov, rozsah osobných údajov a dobu ich uchovávania.
Otázky, pripomienky a žiadosti k tomuto dokumentu a informáciám v ňom uvedených prijíma AVRIS na emaily: gdpr@avris.sk
II. Aké osobné údaje a na aký účel sú spracúvané?
AVRIS spracúva osobné údaje zamestnancov a ich blízkych osôb na účel:
- plnenia zákonných povinností v oblasti sociálneho poistenia, zdravotného poistenia a daňových a účtovných povinností
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje vyžadované zákonom, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko, titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat a platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o zamestnávateľoch, deň začiatku výkonu pracovnej činnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.
Ďalej AVRIS spracúva osobné údaje zamestnancov na účel:
- plnenia ďalších zákonných povinností v oblasti pracovnoprávnej a mzdovej
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, údaje o bankovom účte fyzickej osoby, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko a dátum narodenia, rodné číslo, a vyživovaných deťoch v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, údaje týkajúce sa zrážok pre doplnkové dôchodkové poistenie, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie, údaje o zamestnávateľovi.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je Zákonník práce a iné súvisiace predpisy.
- uzatvorenia pracovnej zmluvy, prípadne dohody podľa Zákonníka práce
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, pracovná pozícia, miesto výkonu práce, zamestnávateľ.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zmluva medzi AVRIS a zamestnancom.
- plnenia zákonných povinností na úseku BOZP a PZS
v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje, a to meno a priezvisko zamestnanca, opis úrazu – čas, miesto zranenia, druh zranenia, zranená časť tela, podpis zraneného, meno, priezvisko a podpis svedka, meno, priezvisko a podpis zapisujúceho údaje zamestnávateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.
- dokumentácie v rámci ISO noriem a iných štandardných a legislatívnych opatrení
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, podpis na prezenčných listinách, formulároch a iných dokumentoch používaných v rámci štandardizácie prevádzkovateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem AVRIS z dôvodu zabezpečenia kvality a kontinuity výroby, bezpečnosti a ochrany majetku a údajov, ako aj vzdelávania a starostlivosti o zamestnancov.
- zverejňovania a sprístupňovania identifikačných a kontaktných údajov zamestnancov
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce, telefónne číslo, emailová adresa, zamestnávateľ zverejňované na web stránke, v emailovej a inej pracovnej komunikácii, ako aj na niektorých pracovných dokumentoch (cenové ponuky, reklamácie a pod.).
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem AVRIS podporený zákonnou možnosťou tohto konania v § 78 ods. ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov.
- podobizeň vo forme fotografie zverejnenej na web stránke prevádzkovateľa
v rozsahu: podobizeň
Právnym základom spracúvania osobných údajov je dobrovoľný súhlas zamestnanca.
III. Ako, kedy a od koho AVRIS osobné údaje získava?
AVRIS získava osobné údaje priamo od zamestnancov prostredníctvom:
- osobného dotazníka vypĺňaného zamestnancom pri vstupe do zamestnania;
- uzatváranej pracovnej zmluvy alebo dohody a počas ich plnenia.
IV. Ako dlho AVRIS osobné údaje uchováva?
AVRIS uchováva spracúvané osobné údaje v jednotlivých prípadoch takto:
Mzdové listy 50 rokov
Výplatné pásky 10 rokov
Rodinné prídavky a materské príspevky 5 rokov
Prehlásenia k dani zo mzdy 10 rokov
Zrážky zo mzdy 5 rokov
Podklady k mzdám 5 rokov
Osobné spisy zamestnancov 70 rokov (od narodenia zamestnanca)
Evidencia dochádzky 5 rokov
Evidencia dovoleniek 5 rokov
Popisy pracovných činností 10 rokov
Dohody mimo pracovného pomeru 10 rokov
Pracovné zmluvy 10 rokov
Dohody o hmotnej zodpovednosti 5 rokov (po strate platnosti)
Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 20 rokov
Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 20 rokov
Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika 5 rokov
Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia 5 rokov
Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie 5 rokov
BOZP, PZS 10 rokov
ISO, GDPR a iná obdobná dokumentácia 5 rokov
Identifikačné a kontaktné údaje zamestnanca uplynutie účelu spracúvania
Fotografie po dobu trvania pracovného pomeru
Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.
V. Kde sú dostupné všeobecné zásady ochrany osobných údajov?
Všeobecné zásady ochrany osobných údajov spoločnosti AVRIS sú dostupné TU.